Senior Specialist Fleet Management & Sales Support (m/w/d)

Wir sind die Marke für Vorreiter. Wir lieben es, Konventionen herauszufordern und die Zukunft der Elektromobilität mitzugestalten. Wir konzentrieren uns auf das Wesentliche, um unseren Kundinnen und Kunden Perfektion zu bieten. Wir machen das urbane Leben angenehmer und geben unseren Kunden immer wieder neue Impulse.

Seit smart existiert, schreiben wir die Regeln der Automobilindustrie neu. In den 1990er Jahren haben wir die vorherrschende Philosophie „Größer ist besser“ infrage gestellt und ein revolutionäres Fahrzeug entwickelt. Seit 2020 sind wir der erste Automobilhersteller, der vollständig auf Elektromobilität setzt. Unser Ziel ist es, uns zu einem führenden Anbieter für urbane Premium-, elektrische und vernetzte Mobilität zu entwickeln.

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Deine Rolle

Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen unserem Dienstwagenmanagement für Deutschland und das smart Europe Headquarter sowie dem deutschen Fleet-Sales-Geschäft. Deine Aufgaben verteilen sich zu etwa gleichen Teilen auf Fleet Management und Fleet Sales Support.

Während du die Betreuung und Koordination unseres Dienstwagenpools eigenständig übernimmst, unterstützt du gleichzeitig die operativen Abläufe im deutschen Flottengeschäft, insbesondere im Bereich Direct Fleet Sales. Mit deiner strukturierten, eigenständigen und lösungsorientierten Arbeitsweise sorgst du für reibungslose Abläufe und trägst zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Prozesse bei.

Deine Aufgaben

Fleet Management – Deutschland & Headquarter (ca. 50 %)

• Dienstwagenmanagement: Du betreust und koordinierst eigenständig den gesamten Lebenszyklus unseres Dienstwagenpools für Deutschland und das smart Europe Headquarter – von der Fahrzeugbestellung und -übergabe über die laufende Verwaltung bis zur Rückgabe und Verwertung.
• Betreuung der Dienstwagennutzer: Du bist Ansprechperson für unsere Dienstwagennutzer in Deutschland und am Headquarter bei Fragen rund um Dienstwagen und betriebliche Mobilität.
• Schadens-, Unfall- & Servicemanagement: Du koordinierst Fahrzeugschäden, Unfälle, Versicherungsfälle, Wartungen, Reparaturen, Verkehrsverstöße und weitere operative Fuhrparkthemen in Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern.
• Fleetster – Flottenmanagementsystem: Du betreust und administrierst unsere Fleetster-Software für Deutschland und das Headquarter, stellst die Aktualität und Qualität der Fahrzeug- und Vertragsdaten sicher und optimierst die damit verbundenen Prozesse.
• ChargeNow for Business: Du übernimmst die operative Abwicklung und Betreuung unserer ChargeNow for Business Ladekartenlösung für Deutschland und das Headquarter.
• Car Policy & Prozesse: Du betreust und entwickelst die Car Policy für sämtliche smart Europe Legal Entities in Abstimmung mit den relevanten Fachbereichen weiter und pflegst die zugehörigen Richtlinien, Prozesse und Dokumentationen.
• Koordination & Zusammenarbeit: Du koordinierst die operativen Fuhrparkprozesse für Deutschland und das Headquarter mit HR, Finance, Procurement sowie Leasinggesellschaften, Autohäusern und externen Dienstleistern. Dazu gehören auch dienstwagenbezogene HR- und Payroll-Prozesse.
• Kostenmanagement: Du überwachst die Fuhrparkkosten für Deutschland und das Headquarter und unterstützt bei der Budgetplanung und -kontrolle.

Fleet Sales Support – Deutschland (ca. 50 %)

• Operative Vertriebsunterstützung: Du unterstützt das deutsche Fleet-Sales-Geschäft, insbesondere Direct Fleet Sales und strategische Flottenkooperationen, bei operativen und administrativen Aufgaben.
• Auftragsabwicklung: Du koordinierst die operative Abwicklung von Flotten- und Direktverkäufen, einschließlich Fahrzeugverfügbarkeit, Auftragsbearbeitung, Dokumentation und Auslieferung.
• Fahrzeugmanagement: Du koordinierst Fahrzeugbereitstellungen und -übergaben für Kunden, Probefahrten, Veranstaltungen und weitere vertriebsbezogene Aktivitäten.
• Koordination & Kommunikation: Du stimmst dich mit internen Fachbereichen, Handelspartnern, Leasinggesellschaften und externen Dienstleistern ab, um eine reibungslose Abwicklung der Flottengeschäfte sicherzustellen.
• Reporting & Prozessoptimierung: Du unterstützt bei vertriebsbezogenen Auswertungen und Reportings, wirkst an bereichsübergreifenden Projekten mit und identifizierst Möglichkeiten zur Vereinfachung und Verbesserung operativer Abläufe.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Flottenmanagement, in der Automobilbranche, im Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren Position sind von Vorteil
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, Themen selbstständig voranzutreiben
• Proaktive, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Freude daran, bestehende Prozesse zu hinterfragen und eigene Ideen umzusetzen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch bei unterschiedlichen Themen und Prioritäten den Überblick zu behalten
• Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel und PowerPoint
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gültiger Führerschein der Klasse B ist zwingend erforderlich

Wir schaffen einen Arbeitsplatz, an dem großartige Menschen wie du ihr Bestes geben können. Bei uns genießt du eine agile Arbeitsatmosphäre mit europaweiten Aufgabenbereichen.

Wir schaffen eine Kultur, in der persönliches und berufliches Wachstum genauso wichtig sind wie das Wachstum des Unternehmens. Gemeinsam mit uns gestaltest du ein vielfältiges und inklusives Umfeld, in dem du dich zu Hause fühlst.

Wir befähigen dich, Verantwortung für deine Arbeit zu übernehmen!